贵港市医疗保障局关于印发《档案管理工作领导小组工作职责》《文件材料归档制度》 等十一项制度的通知

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  工作职责》等十一项制度,相关制度已经局领导同意,现印发给大家,请按照制度要求开展好档案管理有关工作。

  1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。

  2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平。

  3、负责规划、协调全局档案工作,并负责对机关各科室、医保中心的档案工作进行业务指导、监督和检查。

  4、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管本局各类档案及有关资料。

  6、严格执行国家《保密法》和机关保密制度,组织做好档案的密级调整工作,对已超过保管或保密期限的档案,提出存毁和解密、降密处理意见。

  7、开展档案的开放和利用工作,做好档案的借阅查阅工作;编制检索工具,编写档案参考资料。

  8、维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范和技术保护工作;对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者,将予以处理;对保护档案有功者,将给予表扬、奖励。

  1、档案员必须熟练掌握档案业务知识,了解、掌握我局职能活动和档案材料情况。

  5、各科室兼职资料员必须配合档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接工作。

  根据《档案法》和市档案局关于档案立卷归档的要求,为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作,提高案卷质量,特作如下规定:

  1.反映我局主要职能活动和基本历史面貌的,对我局工作、发展我市档案事业和历史研究具有利用价值的文件材料。

  2.我局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

  3.我局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料。

  5.我局联合召开会议或联合行文所形成的文件材料以我局为主的,原件由我局归档;我局为协办单位,可对重要文件材料的副本归档。

  6.凡属我局归档范围的文件材料,必须按有关规定向局档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

  7.局档案管理员根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,定期向市档案馆移交档案。

  我局应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

  1.上级机关的文件材料中,普发性不需我局办理的文件材料,任免、奖惩非我局工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。

  2.我局文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、校对稿,无特殊保存价值的信封,不需要办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,我局主要负责人兼任外单位职务形成的与我局无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。

  3.同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

  1.会计文件材料的归档范围。会计文件材料的归档范围应当符合财政部、国家档案局1998年印发的《会计档案管理办法》规定。

  2.人事文件材料归档范围。人事文件材料的归档范围应当符合中共中央办公厅2018年印发的《干部人事档案工作条例》规定。

  3.照片材料的归档范围。照片材料的归档范围应当符合《照片档案管理规范》(GB/T11821)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50)规定。

  4.实物档案的归档范围。实物档案的归档范围应当符合《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》规定。

  5.录音录像档案的归档范围。录音录像档案的归档范围应当符合《录音录像档案管理规范(DA/T78-2019)规定》。

  1.局机关各科室、医保中心应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料,进行清退。然后,由档案人员按照文件的内容和性质,进行整理、分类、立卷、归档,向档案室移交。

  2.文书档案应在第二年的六月底以前整理结束,然后归档。五、立卷归档要求局机关各科室、医保中心文件办理完毕,应将具有保存价值的来文、复文,包括领导的签发的底稿、批示等材料,以及归档范围内其它性质的归档材料,收集齐全,及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件,整理一份送档案室归档,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

  1、库房必须保持清洁、门窗坚固,并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防 鼠、防虫等安全措施。

  4、做好库房的温湿度记录,及时采取措施控制和调节温湿度。5、经常检查库房,发现问题及时解决,并作好记录。

  1、档案工作人员必须严格执行保密职责,严守保密制度,保守党和国家机密,并定期进行保密制度的学习,加强对档案的保密管理。

  2、凡需查阅档案材料者,均应严格履行登记手续,并在阅档室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围阅档,不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时经手人不得离开。

  4、密件档案材料的销毁,要造具清册上报审批,到指定地点销毁,并有两人监销。

  1、应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜,以及其它配套设施,并明确专人负责管理。

  2、档案库房是机要部位,非本室人员未经许可不得进入库房,亦不得在内办公、会客。

  3、定期检查档案,做到卷目相符,发现问题及时向领导汇报,并采取有效措施。

  4、档案橱柜要摆设整齐,柜内案卷排列合理。库房内要做到清洁卫生,通风良好。

  5、库房内严禁吸烟,不准存放易燃、易爆及其他物品,保持库房内走道的畅通。定期检查消防器材,使之保持完好状态。

  6、根据现有库房设备条件,切实做好防火、防盗、防光、防虫、防潮、防鼠、防高温、防尘等各项安全防护管理工作。

  1、凡查阅党组会议、办公会议记录以及其它重要档案,须经分管领导批准,以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。

  2、凡涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料,必须由组织出面查阅。

  3、工作人员因工作需要查阅档案,要填写《档案查询单》,须经办公室领导批准,并及时提供档案利用效果情况。外部人员查阅档案,须经分管领导批准。

  4、查阅档案须经办公室领导批准,并不得离开阅档室,不得擅自将档案带出我局。查(借)阅档案时,必须保持案卷的整洁、完好。严禁将档案文件随意拆抽、裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损。

  5、档案管理人员必须认真贯彻执行档案查(借)阅管理制度与保管制度,对所查(借)阅的档案负有督促检查责任,发现问题及时向领导汇报。做好利用档案的记录工作。

  1、各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案,如需查阅其他部门的业务档案,须经分管领导同意,方能查阅。

  3、外单位人员查阅我局档案,须持单位介绍信,办理查阅手续,方可查阅。我局档案一律不外借。

  4、查档者只限在阅档室内阅览。如有特殊情况,酌情处理。借阅档案一般定为二周。如不能按期归还,必须办理续借手续。

  6、调阅档案者应做到:注意保密,保护档案,不得转借、不得外借,如需摘抄、复印,应经办公室主任批准(定密档案,需分管领导批准)。档案上不得涂改、划线、增删和撕页,并应保护档案的整洁。如发现以上违规情况,视情节轻重追究其责任。

  7、做好档案利用反馈工作,利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》,交档案部门存档。

  1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

  2、统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。

  3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

  4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料,实行统计监督。

  5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

  6、统计方法。档案统计工作,必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料,再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

  7、按期统计。平时必须积极收集资料,做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

  8、专人统计。配备统计人员,熟悉统计业务;掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报。

  1、档案室应根据国家有关档案保管期限的规定,结合实际情况,定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。

  2、鉴定工作可采取定期或不定期方式,能过鉴定需要销毁的档案文件,必须逐卷逐件登记造册、列出清单,并写出鉴定报告,提交鉴定小组鉴定,由鉴定小组负责人签字后方可销毁。

  3、档案销毁要严格执行保密制度,必须指派两人以上负责,送至国家定点保密造纸厂实施监销,监销人员要在销毁清册上签名。

  4、按上级有关规定,凡属向地方档案馆移交的档案,应严格按要求移交。在移交时,双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。

  一、档案库房要有“八防”措施,即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。

  二、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防止有害物质的侵蚀。

  四、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,发现问题及时采取措施。五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。

  六、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查,主要核实帐、物、卡是否相符,以防档案长期借出造成丢失,发现问题及时报告、处理。

  七、对计算机内的档案信息要做到安全管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。

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